Sistema de Gestión de Colecciones

El sistema está orientado a satisfacer necesidades en cuanto al registro de las colecciones de museos, galerías, coleccionistas privados y corporativos, en iglesias y recintos religiosos, sitios arqueológicos, producción artística, entre otros.

 

Un Nuevo Programa para un viejo problema / Nuestro Patrimonio en Peligro / Noticias sobre Objetos Robados

 

NUESTRO SISTEMA DE GESTIÓN DE COLECCIONES: UNIQUECOLLECTION

 

La Fundación ILAM y la Fundación Cultural Heritage de Holanda (CHF) desde el 2012,por medio de su Programa ILAM S.O.S desarrollaron conjuntamente el Sistema de Gestión de Colecciones que llamaron ‘UniqueCollection’ (UC), a través del cual se busca la salvaguarda, el registro y la documentación de las colecciones patrimoniales de América Latina y el Caribe.

El sistema está orientado a satisfacer necesidades en cuanto al registro de las colecciones de museos, galerías, coleccionistas privados y corporativos, en iglesias y recintos religiosos, sitios arqueológicos, producción artística, entre otros. La identificación de los objetos culturales es un paso fundamental para crear un sistema de administración de colecciones, que permita establecer al patrimonio como la columna vertebral del quehacer institucional, modernizándola en su gestión, al aportar eficiencia organizacional y potenciar las posibilidades de los bienes culturales en términos de su capacidad comunicativa.

El proceso de creación, actualización e implementación de las herramientas necesarias para un óptimo funcionamiento de UniqueCollection, es un proceso contínuo y permanente.

El Programa ILAM S.O.S fue el responsable del desarrollo de las herramientas ‘Formulario de Registro’ y ‘Tesauros’ para el registro y catalogación de las colecciones culturales; también está a cargo de los procesos de desarrollo para el registro y catalogación de los diversos patrimonios: patrimonio natural, patrimonio intangible y patrimonio construído, los cuales posibilitarán la debida gestión de estos importantes bienes culturales y naturales.

 

UniqueCollection es un programa profesional que ofrece un adecuado control de las colecciones, respondiendo a las demandas de la actualidad.

Por un lado es una plataforma de uso interno de la institución, en donde se realiza la administración, registro y catalogación de los objetos de la colección. Posibilita crear usuarios múltiples para trabajar simultáneamente y con un completo control sobre los cambios y la seguridad.

Por otro, funciona como una página web (‘vista pública’), un sitio personalizado donde la institución podrá dar a conocer sus colecciones al público, y también acceder por las redes sociales, lo que le permite gran visibilidad. Esta doble funcionalidad trae grandes beneficios y ahorros, ya que en otros sistemas estas son opciones independientes con pagos adicionales, que aumentan los costos en general.

 

EL SISTEMA UC CONSTA DE UNA SERIE DE HERRAMIENTAS, que establecen una gran diferencia con propuestas similares, diseñadas especialmente para una adecuada y ágil gestión de las colecciones, entre ellas:

 

El Formulario de Registro. Se trata de un formulario profesional, desarrollado por nuestro equipo en los últimos años atendiendo las necesidades de las instituciones patrimoniales. Este permite una gestión de conjunto de las colecciones, pues posibilita no sólo la descripción del bien, sino también su localización y traslado, estados de conservación, seguros, adquisiciones, multimedia y documentos relacionados. Los Tesauros. Además, el sistema facilita la clasificación del patrimonio a través del uso de nuestros amplios tesauros de tipos de objetos, categorías, periodos históricos, culturas y etnias, etc. Estos están abiertos a la inclusión de nuevas categorías, según las necesidades de las instituciones. Las Búsquedas. Cuenta con un sistema de búsquedas amigable y eficiente que permite encontrar información a profundidad en la Base de Datos, con amplia combinación de criterios, facilitando la gestión de la colección. Las Imágenes. El sistema permite el agregado de imágenes de alta resolución a la hora de registrar el objeto, así como la visualización y exportación de éstas directamente desde la herramienta, sin la necesidad de utilizar un programa externo. La Funcionalidad Móvil. La descarga del APP gratuito en su celular o tablet le permite gran agilidad y ahorro de tiempo al realizar el registro de bienes culturales in situ, en espacios en donde no existe conectividad, logrando una rápida sincronización de datos al volver a estar conectado.

 

PLANES UNIQUECOLLECTION 

UC Standard: pensada para coleccionistas, pequeñas y medianas organizaciones, eficiente y económica, le permite contar con múltiples recursos para una gestión profesional.

 

UC Plus: pensada para organizaciones medianas y grandes, permite múltiples usuarios sin costo adicional, y mayores opciones de personalización y visualización, posibilitando que funcione como una página Web, con todas sus ventajas para la difusión.

 

LA SEGURIDAD DE UNIQUECOLLECTION

El sistema de UniqueCollection está construido sobre la plataforma de nuestro socio CrossmarX de Holanda que cuenta con los más altos estándares de seguridad para la información:

• Toda la información está alojada en un servidor “nube” con al menos 5 km de distancia entre sí. La información es respaldada simultáneamente entre estos nodos y en caso de que alguno tenga un problema entra a funcionar cualquiera de los otros dos. (Con el producto UC Plus usted podrá utilizar su propio servidor)

• Igualmente la información se respalda de forma periódica por fuera del servidor. Esto significa que es prácticamente imposible que haya una pérdida de información.

• La plataforma de CrossmarX encripta toda la información de los usuarios para que únicamente se pueda acceder a ella mediante su usuario y contraseña, de una forma parecida a la que funciona la seguridad de la banca en línea.

• Los usuarios de UC se benefician en conjunto de los parches de seguridad de las aplicaciones que continuamente estamos desarrollando para asegurar la integridad de la información.

• El servicio de UniqueCollection tiene una fuerte política en términos de propiedad de la información. La información es 100% propiedad del usuario y si por algún motivo se deja de contratar el servicio, la información se le entregará al usuario en la forma convenida.

 

LOS SERVICIOS UNIQUECOLLECTION

UNIQUECOLLECTION ES MÁS QUE UN SOFTWARE, ES UN SERVICIO PERMANENTE

 

Los servicios incluidos cuando se contrata nuestro Sistema son los siguientes:

ü  Actualizaciones permanentes del Sistema ( de seguridad y nuevas características)	ü  Registro en línea y fuera de línea y su inmediata sincronización al tener conexión
ü  Mantenimiento y  limpieza de las bases de datos	ü  Creación automatizada de la ‘Vista Pública de las Colecciones’ con URL personalizado.
ü  Seguridad del servidor garantizada y encriptación de información	ü  Creación de Reportes resultado de cruces de información
ü  Respaldo de la información contenida en la base de datos	ü  Exportaciones en PDF, Excel y otros formatos.
ü  Garantía de respaldo técnico ante eventualidades que se presenten	ü  Acceso a plantillas de impresión de fichas (resumida o completa) y su exportación
ü  Bitácora de cambios realizados en tiempo real	ü   Acceso a tesauros y sus actualizaciones
ü  Acceso a materiales de ayuda y consultas en línea	ü  Descarga y sincronización de la Aplicación Móvil

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Los servicios complementarios que se ofrecen, con costo extra, son: Ø  Migración de datos Ø  Customización (adaptación de campos del formulario de registro) Ø  Usuarios extras Ø  Paquete de servicio técnico adicional Ø  Adaptación de la Vista Pública con módulos extras Ø  Capacitaciones en línea

 

 

 

COSTOS DEL SISTEMA UNIQUECOLLECTION

La comercialización de los productos UniqueCollection, así como el soporte técnico a los usuarios, se canaliza a través de UC-LAC Soluciones S.A. 

UniqueCollection fue desarrollado por dos Fundaciones con experiencia y comprometidas con la protección del patrimonio por más de una década.  El Sistema ha sido pensado y diseñado para las organizaciones patrimoniales y sus necesidades. Por ello, por una fracción del costo de otras soluciones comerciales, usted puede expandir sus posibilidades de registro, catalogación y administración acorde a las necesidades de su institución.

Todos los Planes cuentan con los servicios incluidos que ofrece el Sistema:

 

UC BASIC: pensada para el uso de coleccionistas que necesitan únicamente registrar sus colecciones e información administrativa básica.

Características del Plan: Cuenta con 1 usuario / formulario de registro básico con inclusión de datos administrativos / no incluye ‘vista pública’ pero puede acceder a las fotografías de sus objetos en su base de datos desde cualquier lugar.

Costo en dólares:

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